Foire aux questions Clic’doc

Comment enlever des doublons dans une colonne Microsoft Excel ?

Si vous voulez copier un ensemble d'adresses e-mail directement à partir d'Excel dans le champ des destinataires d'un envoi en nombre, et que vous voulez être sûr qu'une même adresse n'apparaissent pas deux fois dans la liste, utilisez la procédure suivante :
1. Ouvrez votre document dans Excel.
2. Sélectionnez Données > Filtrer > Filtre élaboré.
3. Sélectionnez la plage d'enregistrement à traiter (par exemple votre colonne d'adresses e-mails, ou une partie de cette colonne).
4. Cochez l'option Extraction sans doublon.
5. Cliquez sur OK.
6. Copiez la plage de données filtrée dans le champ des destinataires de votre envoi en nombre.
7. Sélectionnez Données > Filtrer > Afficher tout pour retrouver votre document original.

Comment fonctionne l'imprimante Clic'doc ?

L'imprimante Clic'doc s'installe comme n'importe quelle imprimante sous Windows. Lorsque vous imprimez, vos documents ne sont pas imprimés localement, ils sont transmis au service Clic'doc. Un assistant d'envoi vous permet ensuite de saisir vos paramètres d'envoi (envoi de courrier ou de fax, enveloppe souhaitée...).
Vous pouvez imprimer des documents sur cette imprimante virtuelle externalisée à partir de n'importe quelle application vous proposant d'imprimer (Microsoft Word, Microsoft Works, Micosoft Excel, Word Perfect, StarOffice, etc.).
Pour un simple courrier ou un fax, créez votre document avec votre logiciel de traitement de texte favori puis imprimez le ensuite sur l’imprimante Clic'doc disponible dans votre liste des imprimantes.
Suivez ensuite les quelques étapes nécessaires au choix des options et cliquez sur Envoyer.

Pour un mailing, il vous suffit d’utiliser la fonction de fusion et publipostage de votre logiciel de traitement de texte favori afin de personnaliser votre document et d’imprimer ensuite vos courriers sur l’imprimante Clic'doc.
Suivez ensuite les quelques étapes nécessaires au choix des options et cliquez sur Envoyer.
Vos documents sont ensuite transmis de façon sécurisée par Internet sur notre plateforme technique pour être faxés ou imprimés, mis sous pli, affranchis et remis dans le réseau postal.
La plateforme technique de Clic'doc se trouve sur notre site de production sécurisé. Le traitement de vos courriers et fax est totalement automatisé, sans aucune intervention humaine.
 

De quoi ai-je besoin pour utiliser Clic'doc ?

Pour utiliser Clic'doc, un simple PC connecté à Internet suffit.
A partir de votre traitement de texte ou de n'importe quelle application bureautique, vous pouvez envoyer vos messages avec Clic'doc.

La transmission de mes documents à votre serveur est très longue. Est-ce normal ?

Le temps de transfert du document sur notre serveur est directement lié à sa taille. Plus il est gros, et plus il faudra longtemps pour nous le transmettre. Voici quelques points qui peuvent vous aider à diminuer la taille du document :
Lors d'envois en nombre, utilisez l'option Fusionner sur l'imprimante plutôt que la fusion vers un nouveau document. Ceci réduit considérablement la taille finale du document. La taille totale transférée dans ce cas-là pour un envoi à 10.000 destinataires ne dépassera pas 1 Mo pour un document d'une page.
Si vos documents contiennent des images en haute résolution, diminuez leur résolution et/ou leur taille. Les images réduites dans Word ne réduisent pas la taille totale du document. Les images doivent être réduites avant leur utilisation dans Word si possible.
Si votre document comprend des images vectorielles complexes, convertissez-les au format jpg avant de les transmettre.
Augmentez la quantité de ressources allouées à l'imprimante: Sélectionnez l'imprimante Clic'doc, et faites un click droit. Sélectionnez Propriétés. Dans l'onglet Paramètres du périphérique, modifiez la valeur du paramètre Maximum Size of Resource Memory afin qu'il corresponde à vos besoins.

 

Les services Clic’doc sont-ils utilisables depuis un Mac ?

L’imprimante virtuelle ne peut pas être installée sur un Mac. Vous ne pouvez donc pas envoyer de mailing depuis Word. Vous pouvez néanmoins réaliser l’envoi de courrier unitaire, de mailing fax, diffuser un SMS ou un e-mail à plusieurs correspondants à la fois directement depuis Clic’doc Manager.

Lorsque j’imprime des documents, l’assistant se lance dans la dernière fenêtre active de mon navigateur. Puis-je empêcher cela ?

Ceci s’adresse aux utilisateurs d’Internet Explorer.
Par défaut, Internet Explorer est configuré pour ouvrir les nouveaux liens dans la dernière fenêtre du navigateur utilisée. Pour forcer l'ouverture d'un lien dans une nouvelle fenêtre d'Internet Explorer, veuillez suivre la procédure suivante:

Dans Internet Explorer, sélectionnez Outils > Options Internet.
Cliquez sur l'onglet Avancé.
Dans la section Navigation, décochez l'option Réutiliser les fenêtres pour lancer les raccourcis.
Cliquez sur Appliquer.

Lorsque j’ouvre un fichier CSV exporté dans Excel, il ne s’affiche pas correctement. Que dois-je faire ?

Cette erreur signifie que le format de votre document ne concorde pas avec celui accepté par notre serveur. Vérifiez que vous utilisez bien le format A4 avant de soumettre votre document.
La première raison possible est que vous ouvrez ce document directement à partir de votre navigateur Internet. Si c'est le cas, veuillez tout d'abord sauvegarder le fichier CSV sur votre disque dur avant de l'ouvrir dans Excel.
Une autre raison peut être que nos fichiers CSV utilisent le symbole ";" en tant que séparateur, alors qu'Excel peut utiliser le symbole ",". Pour correctement importer votre fichier, importez-le en choisissant un autre séparateur en sélectionnant Données > Données externes > Importer des données, puis en choisissant le séparateur ";" lors des étapes de l'assistant d'import.
 

Mes données sont-elles bien protégées ?

La plateforme de serveurs supportant Clic’doc est hébergée en co-location dans un Data Center, surveillée 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Les baies des serveurs sécurisés sont contrôlées en température, pression, humidité, bénéficient d'une infrastructure électrique avec générateur de secours et des mesures anti-incendie performantes.

Mon identifiant est correct, mais je suis en permanence redirigé vers la page d’identification. Quel est le problème ?

Il est possible que vos cookies soient corrompus. Effacez vos cookies, fermez votre navigateur, puis réessayez de vous identifier.

Pendant combien de temps les documents sont-ils conservés sur votre serveur ?

Les e-mails sont conservés pendant 10 jours. Les autres documents (courriers, fax,...) sont conservés pendant 60 jours.

Pourquoi utiliser l’imprimante Clic’doc plutôt que Clic’doc Manager ?

L'imprimante clic'doc offre les avantages suivants :
Tous les formats de documents peuvent être soumis via l'imprimante à partir du moment où votre logiciel possède une fonction d'impression.
L'imprimante Clic'doc est capable de gérer la fusion/publipostage de documents depuis un traitement de texte, offrant ainsi une façon très simple d'envoyer des courriers en nombre personnalisés avec les informations de vos contacts.

Puis-je utiliser Clic’doc sans être à mon bureau ?

Oui. Le site de Clic’doc est accessible depuis le monde entier à l'aide de vos codes d'accès.

Qu’est-ce que Clic’doc Manager ?

C'est un portail Internet qui vous permet à la fois d'envoyer des documents et d'effectuer un suivi de vos envois.
Cette application permet également aux administrateurs de contrôler l'accès des utilisateurs du service à l'aide de comptes et de profils d'utilisateur.
Clic'doc Manager est une application accessible via une connexion Internet sécurisée qui offre les fonctionnalités suivantes :
  L'envoi de courrier, de fax, de SMS ou d'e-mail.
  Le suivi de ces envois, et la visualisation des documents envoyés.
  La création de sous-comptes et de groupes d'utilisateurs ainsi que de profils (pour les administrateurs de compte clic'doc).
Aucune installation n'est nécessaire pour accéder à Clic'doc Manager, vous avez seulement besoin d'une connexion Internet, d'un utilisateur et d'un mot de passe. Ces informations vous sont communiquées par e-mail lors de votre première souscription.
 

Quel est le coût de Clic'doc ?

Avec Clic'doc vous ne payez que ce que vous consommez.
Il n'y a aucun abonnement ou licence à l'utilisateur.

Quelle est la taille et le nombre maximum de documents que l’on peut envoyer ?

Vous pouvez attacher jusqu'à 5 fichiers.
Pour les fax et les courriers, la taille totale des attachements ne doit pas dépasser 10 Mo.
La taille totale d'un e-mail, attachement compris ne doit pas dépasser 3 Mo.

Quels sont les horaires de disponibilité du service ?

Vous utilisez probablement un groupe de serveurs SMTP pour l'envoi de vos e-mails. Si c'est le cas, il vous faut déclarer tous vos serveurs dans la liste des passerelles pour pouvoir envoyer des fax via e-mail.
Notre service est ouvert 7/7, 24/24. Toutefois, le support technique reste disponible en fonction des horaires d'ouverture de nos bureaux.
 

Quels sont les navigateurs Internet compatibles ?

Internet Explorer est à ce jour le seul navigateur Internet compatible avec Clic’doc.

Qui peut utiliser Clic'doc ?

Ce service concerne exclusivement les organisations du secteur privé et public. Les particuliers, professions libérales, artisans et commerçants ne peuvent y accéder.

Combien de temps faut-il pour installer Clic’doc ?

2 minutes. C'est le temps qu'il vous faudra pour installer l'imprimante virtuelle Clic’doc. C'est le seul élément à installer sur votre poste de travail, tout le reste de l'opération se faisant en connexion directe et sécurisée sur notre plateforme.

Je désire déployer votre solution sur tous les postes de mon entreprise. Y a t-il un moyen simple de faire cela ?

Oui. Notre programme d'installation possède un mode silencieux permettant de scripter l'installation de l'imprimante. Référez-vous à la section Installation silencieuse pour plus d'informations sur la mise en oeuvre d'une telle solution.

Lors de l'installation de l'imprimante, je vois une petite fenêtre s'ouvrir, puis plus rien. Que dois-je faire ?

Cela signifie que le programme d'installation est verrouillé. Pour corriger cela, fermez toutes les applications avant de lancer le programme d'installation. Si le problème persiste, redémarrez votre ordinateur, puis réinstallez l'imprimante.

L'imprimante peut elle être utilisée comme une imprimante réseau ?

Non. En effet, ceci est dû à la technologie utilisée qui nécessite une installation de l'imprimante sur le poste d'où elle est utilisée.
Toutefois, nous proposons une solution de déploiement afin de simplifier l'installation de l'imprimante sur de nombreux postes. Référez-vous à Installation silencieuse pour plus d'information sur cette méthode.

L'imprimante refuse de s'installer me signifiant que je ne suis pas l'administrateur du système. Que dois-je faire ?

Vous devez posséder des droits d'administration pour pouvoir installer l'imprimante. Veuillez contacter votre administrateur.

Tous les salariés n’ont pas de connexion Internet. Comment est-ce que je peux sécuriser leur accès au seul portail Clic’doc ?

Pour utiliser les services Clic’doc, il est impératif de posséder une connexion Internet. Cependant, il est tout à fait possible de limiter l'accès des postes utilisateurs à une ou plusieurs URL ou adresses IP.
Le choix de la solution technique (mise en place d’un proxy limitant les accès ou utilisation d’un logiciel adapté) va dépendre de la politique réseau de votre direction informatique. Veuillez contacter votre DSI.

Comment placer le bloc d'adresse sur mes courriers ?

Utilisez nos modèles de courrier. Ce sont des documents Microsoft Word qui contiennent un cadre délimitant la zone d'adresse. Vous pouvez laisser le cadre dans le document, il n'apparaîtra pas à l'impression. Référez-vous à Modèles et exemples de documents pour trouver ces modèles et obtenir plus d'information quant au formatage de vos courriers.

Comment puis-je savoir que mon courrier a bien été déposé à la Poste ?

Avec Clic'doc Manager, vous avez accès au reporting de tous vos envois, 24h/24 et 7j/7. Clic'doc Manager est accessible depuis tout PC muni d'une connexion Internet. Il indique le statut de vos envois : En cours, Succès, Echec.

Dans quels délais mes courriers sont-ils remis en poste ?

Les courriers validés par notre plateforme avant 11h seront remis en poste le jour même.
 

Dois-je séparer mes envois nationaux et internationaux ?

Non, cela n'est pas nécessaire.
Il suffit que le pays soit présent dans votre fichier d'adresse et repris dans votre bloc adresse.
La syntaxe exacte des noms de pays à utiliser est disponible dans l'aide en ligne de Clic'doc.

Est-ce que Clic’doc imprime mes courrier sur mon papier à en-tête ?

Clic'doc vous offre la possibilité d'utiliser comme fond de page votre papier entête préalablement enregistré dans la base Clic'doc.
L'impression en couleur vous permet alors d'avoir un document conforme à votre papier entête.

Est-il possible d'avoir le courrier imprimé en noir et la pièce jointe imprimée en couleur ?

Le choix de l'option d'impression, noir ou couleur, se fait pour l'ensemble des éléments constitutifs du pli. Si vous avez des documents uniquement noirs et d'autres avec de la couleur, toutes les pages seront facturées au prix "couleur".

Lors de la prévisualisation d’un courrier, j’obtiens une erreur me signalant que mon document n’est pas au bon format. Que dois-je faire ?

Cette erreur signifie que le format de votre document ne concorde pas avec celui accepté par notre serveur. Vérifiez que vous utilisez bien le format A4 avant de soumettre votre document.

Lorsque je crée un envoi en nombre sous Word en utilisant Excel comme source de données, les codes postaux commençant par 0 sont tronqués lors de la fusion, et ces 0 n'apparaissent plus dans les documents finaux. Que puis-je faire ?

Excel considère les codes postaux comme des valeurs numériques, et ces valeurs ne sont pas interprétées correctement par Word. Une solution consiste à créer une nouvelle colonne dans votre feuille Excel, puis d'utiliser la macro suivante appliquée à chacune des cellules de cette colonne:
“=SI(B11<9999;CONCATENER("0";B11);B11)”
en supposant que B11 soit la cellule contenant le code postal d'origine.
Ensuite, utilisez cette colonne pour faire votre publipostage.
 

Peut-on personnaliser les enveloppes ?

L'utilisation d'une enveloppe DL double fenêtre laissera voir votre logo, votre adresse ou tout message de communication que vous souhaiteriez mettre en valeur.

Puis-je annuler un envoi de courrier ?

Oui, sous certaines conditions.
Si un courrier n'est pas en cours de traitement ou si vous aviez différé son envoi, vous pouvez supprimer le travail ou le message. Dans ce cas le travail ou le message ne vous sera pas facturé par Clic'doc.

Puis-je changer la police de caractères utilisée pour l'écriture du bloc d'adresse de mes courriers ?

Non. Ceci fait partie du service Clic'doc et ne peut être personnalisé.

Puis-je insérer une annexe, brochure ou catalogue dans l'enveloppe ?

Clic'doc vous offre la possibilité d'ajouter des pièces jointes à votre lettre. Celle-ci doivent être au format A4 obligatoirement. Elles seront imprimées à la suite de la lettre et jointes dans la même enveloppe.

Puis-je insérer une enveloppe T dans mes envois ?

Non. Afin de proposer des tarifs compétitifs, la plateforme de production Clic’doc offre un nombre limité d'options : enveloppe blanche à fenêtre simple C4 ou C6, papier 80 g blanc, impression noir et blanc ou couleur, option recto verso et différentes classes d'affranchissement. Pour en savoir plus, consultez les options détaillées du Courrier.

Puis-je signer mes courriers ?

Oui. Il vous suffit pour cela de numériser votre signature et de l'insérer dans votre document.

Puis-je utiliser n'importe quelle police de caractères dans mon document ?

Oui, avec les formats PDF et TIFF. Pour les autres formats de documents, il est préférable d'utiliser une police standard. Pour en savoir plus, se référer à la liste des polices de l'aide en ligne Clic'doc.

Quels types de supports sont utilisés pour mes courriers ?

Afin de proposer des tarifs compétitifs, la plateforme de production Clic’doc offre un nombre limité d'options..Clic'doc utilise ainsi les supports les plus répandus en entreprise : impression sur papier blanc 80 grammes, mise sous enveloppe de format C4 ou DL.

Comment puis-je recevoir un fax ?

Il vous suffit de souscrire à l'option "réception de fax" de Clic’doc. Un numéro vous sera alors attribué et tous les fax arrivant sur ce numéro seront alors automatiquement transmis vers une adresse e-mail de votre choix.

Comment puis-je savoir si ma télécopie est arrivée à destination ?

Clic’doc vous offre gratuitement une interface de suivi de vos envois accessible à tout moment. Vous pouvez également demander lors de la soumission du fax d'être averti automatiquement par e-mail en cas de succès et / ou d'échec.

Comment sont gérés les essais lors de l’envoi de fax ?

La première raison possible est que vous ouvrez ce document directement à partir de votre navigateur Internet. Si c'est le cas, veuillez tout d'abord sauvegarder le fichier CSV sur votre disque dur avant de l'ouvrir dans Excel.
Une autre raison peut être que nos fichiers CSV utilisent le symbole ";" en tant que séparateur, alors qu'Excel peut utiliser le symbole ",". Pour correctement importer votre fichier, importez-le en choisissant un autre séparateur en sélectionnant Données > Données externes > Importer des données, puis en choisissant le séparateur ";" lors des étapes de l'assistant d'import.
Si un fax ne peut être envoyé, le serveur fera deux nouveaux essais d'envoi (à 10 et 30 minutes d'intervalle).
Pour les utilisateurs Français, si c'est une personne qui décroche le téléphone lors d'une tentative d'envoi de fax, aucun autre essai ne sera fait et le numéro de téléphone sera banni sur notre serveur.

J’ai bien configuré ma passerelle, mais je continue à recevoir un email me disant que mon serveur SMTP n’est pas autorisé. Que dois-je faire ?

Il se peut que les documents que vous envoyez contiennent des images en haute résolution, ce qui a pour effet d'augmenter le temps nécessaire pour les transférer.
Le problème avec les fax, c'est que ce sont des images en noir et blanc de qualité plutôt moyenne, alors que les outils de production génèrent des documents de haute qualité, ce qui entraîne une forte augmentation de la taille des fax, et de leurs coûts.  Nous vous conseillons donc de convertir vos documents en noir et blanc et de diminuer leur résolution avant de les envoyer.
Non, sauf si la communication est facturée par la société de téléphonie, par exemple si quelqu'un  a décroché le téléphone.
Vous pouvez attacher jusqu'à 5 fichiers.
Pour les fax et les courriers, la taille totale des attachements ne doit pas dépasser 10 Mo.
La taille totale d'un e-mail, attachement compris ne doit pas dépasser 3 Mo.
Vous utilisez probablement un groupe de serveurs SMTP pour l'envoi de vos e-mails. Si c'est le cas, il vous faut déclarer tous vos serveurs dans la liste des passerelles pour pouvoir envoyer des fax via e-mail.

J’ai déjà un numéro de télécopie, puis-je l’utiliser avec Clic’doc ?

Oui. Mais cela entraîne un surcoût de télécommunication pour le re-routage depuis votre numéro existant vers un  numéro hébergé sur notre plateforme.

J'ai créé une page de garde, mais le rendu final n'est pas tout à fait conforme à mon original. Pourquoi ?

Nous vous recommandons fortement d'utiliser WordPad pour l'édition de vos pages de garde au format RTF.

Les fax ayant échoués sont-ils facturés ?

Non, sauf si la communication est facturée par la société de téléphonie, par exemple si quelqu'un  a décroché le téléphone.

Les fax que j’envoie mettent très longtemps à être envoyés et me coûtent cher. Pourquoi ?

Il se peut que les documents que vous envoyez contiennent des images en haute résolution, ce qui a pour effet d'augmenter le temps nécessaire pour les transférer.
Le problème avec les fax, c'est que ce sont des images en noir et blanc de qualité plutôt moyenne, alors que les outils de production génèrent des documents de haute qualité, ce qui entraîne une forte augmentation de la taille des fax, et de leurs coûts.  Nous vous conseillons donc de convertir vos documents en noir et blanc et de diminuer leur résolution avant de les envoyer.
 

Mon correspondant ne reçoit pas mes fax. Que faire ?

Vérifiez que le numéro que vous utilisez arrive bien sur un fax ou vérifiez le fonctionnement du télécopieur de votre correspondant (ligne occupée, bourrage papier, etc.).

Puis-je envoyer des télécopies à plusieurs destinataires ?

Oui. Vous pouvez les envoyer depuis Microsoft Word avec la fonction Fusion et Publipostage via l'imprimante virtuelle Clic’doc et ainsi bénéficier d'un contenu personnalisé par des champs de fusion. Dans le cas où le contenu du fax est identique d'un destinataire à l'autre, vous pouvez soumettre directement le document et les numéros de fax depuis Clic’doc Manager.

Comment m'assurer que les utilisateurs de mon service n'abusent pas du service Clic'doc ?

Vous pouvez leur demander de requérir votre approbation préalablement à tout envoi. Cette option 'Reponsable de validation' est disponible sur l'écran du choix des options.
Vous pourrez vérifier le contenu de l'envoi et autoriser ou refuser son envoi.
Vous pouvez également programmer un rapport qui reprendra le détail de tous les envois effectués par les différents utilisateurs de votre entreprise.

J'ai oublié mon mot de passe, que dois-je faire ?

Sur la page d'authentification, cliquez sur 'Mot de passe oublié ?'. Un e-mail vous sera envoyé avec votre mot de passe à l'adresse mail précisée dans vos informations personnelles.

Les transferts de fichiers sont-ils sécurisés ?

Tous les fichiers sont transférés par HTTPS. Les transferts bénéficient donc d'une encryption SSL 128 bits, considérée comme la plus sûre du marché. C'est la norme utilisée pour les transferts bancaires.

Où sont stockées les données ?

La plateforme de serveurs supportant Clic’doc est hébergée en co-location dans un Data Center, surveillée 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Les baies des serveurs sécurisés sont contrôlées en température, pression, humidité, bénéficient d'une infrastructure électrique avec générateur de secours et des mesures anti-incendie performantes.

Plusieurs personnes peuvent-elles utiliser mon accès Clic'doc ?

Pour utiliser Clic'doc, il vous est fourni un login et un mot de passe. Ces identifiants vous sont personnels et confidentiels.
La création de nouveaux utilisateurs Clic'doc au sein de votre entreprise n'est pas soumis à licence, vous pouvez donc créer autant d'utilisateurs que nécessaire sans surcoût.

Que deviennent mes documents une fois envoyés par Clic’doc ?

Les e-mails sont conservés pendant 10 jours. Les autres documents (courriers, fax,...) sont conservés sur nos serveurs sécurisés pendant 60 jours.
Durant cette période, ils vous sont accessibles en ligne à tout moment.