Lionel Garnier économise en moyenne 30 % sur l'envoi des courriers égrenés de l'entreprise.

Au sein de l'entreprise chacun envoie tous les jours des courriers ou fax à l'unité. Tous services confondus, les quantités envoyées peuvent être impressionnantes.

Outre les coûts d'impression et d'envoi, les services généraux sont confrontés à la gestion des matériels, maintenance et consommables.

Avec Clic'doc, une simple connexion internet suffit pour simplifier la gestion de vos parcs matériels et économiser sur tous les frais de production.
 

Entretien avec Lionel Garnier, Directeur des Services généraux

Dans quel contexte, utilisez-vous Clic’doc, solution multi-canal d’envois de documents en ligne ?

Un audit interne a mis en lumière que l’envoi des courriers générés par chaque collaborateur représentaient un poste de dépense très important au sein de notre société. Ainsi, chacun des 80 collaborateurs que comptent nos différents services administratifs et commerciaux envoie en moyenne 8 courriers par jour. Soit un global de 140.000 courriers sur l'année, dont 1 % en recommandé !

Nous devions impérativement maîtriser les coûts de production des courriers égrenés et trouver une solution fiable, simple à mettre en oeuvre et à utiliser. Après étude, Clic’doc, solution  d’envoi de courrier en ligne s’est imposée comme la meilleure alternative. 
 

Comment utilisez-vous Clic’doc ?

Une simple connexion internet suffit à nos 80 utilisateurs pour envoyer tous leurs courriers et fax depuis leur ordinateur. 

Nous avons configuré la plateforme Clic'doc pour affilier chaque utilisateur à un département. Ainsi nous pouvons suivre la consommation effective de chaque service et gérer les refacturations en interne. De même, nous avons attribué des profils différents selon les utilisateurs ce qui permet d'affiner les droits selon les collaborateurs (certains ne peuvent envoyer que du courrier, d'autres peuvent également recevoir des fax dans leur boite email...).

Outre l'envoi de courrier, nous avons décidé depuis peu d'utiliser les fonctionnalités Clic'doc d'envoi de fax et de Réception des fax par Internet. Cela nous a permis de supprimer 4 des 5 matériels fax.

Outre la notion économique, l'aspect productivité dans le travail s'en est trouvé amélioré. Par exemple à mon niveau, Clic’doc m'a permis d’accélérer le traitement des commandes. 
Désormais, même en déplacement, je consulte directement sur ma boîte mail tous les devis fournisseurs envoyés au numéro de fax Clic’doc. D’un simple clic, je renvoie le devis approuvé par mail. Mon assistante n’a donc plus besoin de me refaxer des documents à l’hôtel ou d’attendre mon retour pour pouvoir passer une commande.
 

Quels bénéfices retirez-vous de l’utilisation de Clic’doc ?

Utiliser Clic’doc nous a donc permis à l'entreprise de réduire de manière impressionnante les dépenses liées aux postes d'envoi de documents par fax, courrier simple et lettre , recommandée : 30 % d’économies réalisées en moyenne.

La mise en place de ce service a permis de repenser totalement la gestion de notre parc d'imprimantes et de fax. Nous avons notamment supprimé tous les matériels individuels et avons ainsi réduit drastiquement les frais de location ou d’achat de matériel spécifique (fax, imprimante, machine à affranchir,...). Nous avons également réduit nos achats de consommables (papier, enveloppes, étiquettes, encre, etc.).

Enfin, grâce à Clic’doc, notre service courrier n'a plus besoin de passer du temps à affranchir l'ensemble des lettres, ni de renseigner les bordereaux (liasses LIRE) des recommandés avec accusé de réception. Nous avons ainsi pû dégager du temps à une personne pour faire de la maintenance préventive sur nos matériels.