Jacques Baum améliore le temps de résolution de ses contentieux clients avec Clic'doc

Avec Clic'doc, les services facturation et financiers peuvent gagner en réactivité : envoi des factures en cours de mois, relances des impayés, envoi des rapports financiers aux actionnaires.

Une connexion internet et un pc suffisent pour améliorer la trésorerie de votre entreprise !
 

Entretien avec jacques Baum, Directeur Administratif et Financier

Dans quel contexte, utilisez-vous Clic’doc, solution multi-canal d’envois de documents par internet ?

Notre service traite 10.000 factures par mois. Avant Clic'doc, nous réalisions l'envoi de notre facturation en une seule fois en début de mois par l'intermédiaire de Pitney Bowes Asterion et de sa solution éditique.
Cependant les délais de réglement s'allongeant sans cesse, nous étions confrontés à la double nécessité d'envoyer "au fil de l'eau" les factures à nos clients et d'optimiser au maximum les relances pour impayés.
Pour ce faire, nous avions besoin d'une part d'une solution qui s'interface avec notre outil de facturation de manière totalement transparente pour les équipes de facturation et d'autre part qui permette l'envoi de courrier recommandé pour les mises en demeure.
 
La solution d’envoi de courrier depuis un ordinateur - Clic’doc, nous a séduit par sa simplicité d'utilisation pour l'envoi de lettres recommandées électroniques et la mise en place d'une solution de web service au sein de notre ERP.
 

Comment utilisez-vous Clic’doc ?

En ce qui concerne la facturation, nous utilisons Clic'doc pour réaliser un envoi hebdomadaire groupé. Mais lorsqu'un client nous dit ne pas avoir reçu sa facture ou un de ses documents annexe (copie du bon de commande par exemple), rien de plus simple que de lui en envoyer, via Clic'doc,  un duplicata par courrier ou par mail selon ses préférences.
En outre, le suivi en ligne du statut des envois dans l'outil de reporting Clic'doc permet de valider leur réception effective en temps réel.Pour la gestion des impayés, Clic'doc nous a permis de réduire de manière considérable les délais de réglement. En effet, la personne en charge du contentieux, libérée de toutes les manipulations manuelles d'impression, mise sous pli et affranchissement des courriers, a pû utiliser ce temps gagné pour effectuer des relances téléphoniques et ainsi améliorer de 20 % le réglement des litiges clients. 
 

Quels bénéfices retirez-vous de l’utilisation de Clic’doc?

En externalisant l’envoi de toutes les courriers factures et relances impayés, nous avons fait un choix économique sans rien sacrifier sur la qualité. Sur l'envoi du courrier quotidien, nous réalisons ainsi plus de 30% d’économies.
Et grâce à l’envoi rapide des factures et des relances pour impayés, nous avons considérablement réduit les délais moyens de recouvrement.
Enfin, en envoyant deux factures (postale et électronique) aux clients "distraits", nous réduisions au minimum les risques de réclamations pour perte de facture. Et en cas de réclamation d’une facture manquante, nous pouvons la renvoyer immédiatement au client.